離職26天,我如何做好時間管理




在時間管理上,我是新手無疑,根據《小強升職記》一書的方法,輸出自己的實踐案例,僅以此文感謝好書的作者。以及,如果你對時間管理感興趣卻無從下手,相信本文能給你啟發。

(本文約2500字,讀完需3-5分鍾)


1
遇見《小強升職記》

一個月前,也就是國慶期間,為了利用好離職後的時間空檔,我看了一本時間管理入門書籍named《小強升職記》。書裏以職場大咖“老付”培養新人“小強”為敘事主線,讓讀者置身“小強”的視角,從零開始一步步學好時間管理。


我把這本書反複閱讀了三遍,跟著“小強”的步伐學習:

記錄時間日誌,找到自己的時間都去了哪兒,通過測試明確了職業價值觀

用四象限法則判斷事務的輕重緩急,用GTD係統捕捉想法和分發事務,厘清行動/任務/項目的區別(這點超級重要)並製定落實計劃

學習培養習慣和專注於一件事的方法,比如番茄工作法

到“如何讓想法落地”一章,結合前麵的知識,係統地讓想法落地

對於萬事開頭難的我,這本書無疑是最棒的指引,幫我確定了三個目標,並把目標分解為一個個任務,從而露出我全部的想法(整個冰山),而不是讓我隻看到冰山一角,徒增壓力。
 
不過,任何人都沒法直接照搬理論上的時間管理方法,我根據自己的情況改動些許,增加了一個每日行動清單,弱化了四象法則和番茄工作法等,因為目前我專注於三件事,較少受其它事情幹擾。

2
我的實踐例子

我是這麼搭建自己的時間管理體係的:

1、時間分類:

經過幾天時間日誌的記錄,把自己全天的時間劃分為10個時段,在特定時段專注於特定的一類事情,在實踐中也會根據狀態調整時段分布;



2、簡易GTD係統搭建:

用一本活頁本+微信傳輸助手的方式,作為捕捉想法的工具,當一個念頭產生的時候,如果能在2分鍾內做完,就去做,不能,就記下來。捕捉工具在當天晚上會瀏覽一遍,把事項分類。日曆是用來提醒自己哪一天有重要事件的。


3、讓想法落地:

用SMART原則界定目標、用思維導圖激發關於目標各方麵的想法。比如,我確立了三個目標,其中一個就是開自己的公眾號(下圖僅展示框架)。這個目標可大可小,所以要用SMART原則來界定:

目標要明確(Specific),比如我界定了公眾號想辦成的樣子

如何衡量目標實現(Measurable),比如我以寫5篇不太差的原創內容作為第一個裏程碑

目標能否實現(Attainable),顯然,比起一個漫無邊際的目標,寫5篇原創內容不太難

目標必須是和其它目標相關的(Relevant),“開自己的公眾號”和“找運營方麵的工作”是相關的,至少證明了我的執行力

必須有明確的截止期限(Time-based),我給自己定的時間是11月10日,快到啦,請期待


4、把目標拆解成任務,把任務拆解成行動:

此時,厘清行動/任務/項目的區別就十分重要,我本身還加上了課程學習。這四樣東西是不同的:

行動是一個明確的可以完成的行為,如“寫一篇文章”

任務是由多個行動構成的,如“做一個公眾號”

項目也是多個行動構成的,如“在某地做一次收聽率調研”,和任務的區別在於,項目需要多方合作,更注重溝通,而任務是一個人完成的

課程學習,我發現沒法歸入以上三個概念來操作,於是單獨安排了“聽課時段”,用課程表的方式作安排

5、製定《任務-行動清單》和《每日行動清單》:

4和5這兩個步驟,我直接在Excel表格中完成的,下圖是《任務-行動清單》,表頭依次是“項目”、“時段歸屬”、“目標描述”、“計劃時間”、“行動分解”、“開始時間”、“截止時間”和“完成情況”。


時間管理係統運行段時間後,我結合朋友的意見,增加了《每日行動清單》,更好地把控自己的時間。


3
這本書還糾正了我以前一些看法

錯誤理解一:“每一段時間的運用都有它的意義”

“但我認為,有主動時間和被動時間之分,做事之前有預期,並且追求預期的結果,這就是主動運用時間,否則就是被動運用時間,而且時間黑洞就是指被動運用時間的集合。”  
                                       ——《小強升職記》

雖說每段路都是一種風景,但在時間利用上,主動時間越多,能推動事情往自己想要的方向去走的效率就越高。

錯誤理解二:“我說不出我的價值觀,談價值觀太空泛”

“你雖然說不出你的自己的價值觀是什麼,但是過去你的的確確是按照自己的價值觀進行評估和取舍的……價值觀是有可能由於經驗的積累、環境的變更而不斷調整的。”
“價值觀是我們看不見的觸角,當你和其它人接觸的時候,總是會先用觸角感應一下對方是否和你一類人。”
                                       ——《小強升職記》

原書給出一份《職業價值觀自測量表》,是一份李克特五級量表,共52道題目,幫你從十三種價值觀中挑出得分最高和最低的,從而看出你的價值傾向。知道自己的價值觀傾向後,可以當做評估優先級的參考。

我做了這份量表,得出自己的職業價值觀。得分最高的三項是:成就感、人際關係、智力刺激和變異性(並列)。得分最低的三項是:安全感、舒適、經濟報酬。這很好地解釋了為什麼我會不適合市場研究,而適合運營工作。

錯誤理解三:“我記性不好,很健忘!”

“大腦不擅長記憶,擅長思考,不要讓大腦做它不擅長的事”
                                       ——《小強升職記》

這也是學習時間管理的重要性:
把需要記住的事情從大腦裏解放出來,利用一套係統、工具來記錄、處理。不然,在做一件事的同時還要想著有很多件事等著自己做,那得多累。

最好的狀態應該是,腦袋裏一次隻裝一件事。
當把大腦從繁瑣事務中解放出來後,就可以發揮它擅長思考的特點,思考那些“重要而不緊急”的事,並循序漸進地推進。


尾聲小彩蛋一:
一件很巧很溫暖的事兒:
一個月前,讀完《小強升職記》後,覺得這本書很棒,就寫反饋拍照片發微博@作者,很意外地,第二天微博就被作者轉發了,並留言讓我發郵寄地址。就在昨天,我收到了作者送的實踐手冊一本,很厚實。在我找到工作後,實踐手冊就可以派上用場了。



尾聲小彩蛋二:
過剛易折!在執行計劃清單時,我給自己設置兩個完成的標誌,一個是“按時完成”,一個是“延時完成”,讓計劃有一定的彈性,反而能保證計劃全部按質按量完成(認真臉)。
 

尾聲小彩蛋三:
沒曾想過的是,在這特殊的一個月裏,遇到了一個對的人,是真愛亦是良師。(捂臉,遁逃)

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